Nieuwe gezinnen boeken zelf een eerste afspraak

Je begint op Planning met een boekingslink. Die ontstaat als concept en toont nog niets, zodat je rustig kan klaarzetten: welke logopedisten meedoen, hoe ver vooruit er geboekt mag worden (standaard zestig dagen), hoe kort op de bal (standaard minstens 24 uur vooraf), een tekst boven het formulier en een tekst voor na de boeking, bijvoorbeeld "breng het voorschrift van de arts mee". Zet je de link open, dan kan er geboekt worden; sluit je hem, dan blijft het adres hetzelfde.

De momenten horen bij jou en niet bij een link. Je zet je beschikbaarheid één keer open, en elke link bepaalt wie er meedoet. In een groepspraktijk kan de praktijkhouder zo één gedeelde link voor nieuwe cliënten maken met de momenten van iedereen, terwijl elke logopedist ook een eigen link heeft. Je kiest of de boeker ziet bij wie hij terechtkomt, of dat Logobuddy verdeelt.

Een open moment staat in je agenda tussen je afspraken, en je klikt het daar weer weg of past het aan met de rechtermuisknop. Plan je zelf iets over een open moment, dan vervalt dat moment vanzelf, zodat niemand boekt op een uur dat al bezet is.

De ouder vult de voornaam, achternaam en geboortedatum van het kind in, zijn eigen naam en relatie tot het kind, een telefoonnummer of e-mailadres, en optioneel de hulpvraag. De afspraak staat meteen in je agenda en je krijgt een melding, ook op je telefoon. Ouders met een e-mailadres krijgen een bevestiging met je eigen tekst erin.

Er ontstaat nog geen dossier en geen wachtlijstitem: de gegevens staan op de boeking. Je maakt er een dossier van vanuit de afspraak zelf, vanuit de kaart Online geboekt boven je cliëntenlijst, of op Planning. Bij een nieuw dossier wordt wie het formulier invulde meteen het hoofdcontact, zodat je de gegevens niet opnieuw typt.

Kent de praktijk het kind al, dan probeert Logobuddy dat zelf te herkennen op voornaam, achternaam en geboortedatum. Alleen bij precies één treffer die jij als logopedist mag zien, wordt de boeking aan dat dossier gehangen. In alle andere gevallen beslis je zelf.

De publieke wachtlijst staat op een vast adres van je praktijk, logobuddy.be/p/je-praktijk/wachtlijst, en is standaard uit. Zet je hem aan, dan vullen gezinnen er de naam en geboortedatum van het kind in, hun contactgegevens, de hulpvraag en wie hen doorverwees. Het formulier vraagt bewust geen rijksregisternummer en geen ziekenfonds.

Een inschrijving wordt meteen een item op je wachtlijst, met als bron het publieke formulier, en je krijgt er een melding van. Zet je het kind later in behandeling, dan zet je het item om naar een dossier. Staat de wachtlijst dicht, dan toont de pagina een korte boodschap in plaats van een fout, zodat de knop op je website nooit naar het niets leidt.

Ken je het gezin al en wil je dat de ouders zelf alle gegevens aanleveren, dan stuur je een persoonlijk aanmeldformulier. Wat ze insturen wordt een aanmelding die je nakijkt en goedkeurt voor er een dossier ontstaat.

Het eerste deel van het adres komt uit de naam van je praktijk en verandert daarna niet meer vanzelf, ook niet als je de praktijk hernoemt. Een knop op je website of een link in een oude mail zou anders stil ophouden te werken. Wil je het toch, dan doet de praktijkhouder het bewust bij Instellingen, Op je website, en het scherm waarschuwt dat de oude links dan niet meer werken.

Beide publieke pagina's zijn beschermd tegen misbruik: een limiet per IP-adres en een verborgen veld waar alleen invulrobots in trappen. Ze tonen niets meer dan je praktijknaam, je logo en wat je zelf openzette.