Ouders kiezen zelf hun vakantiemoment

Je maakt een vakantieplanning met een naam, bijvoorbeeld "Krokusvakantie 2027", en de periode waarin momenten mogen liggen. De planning begint als concept: je zet rustig klaar, en pas wanneer je ze openzet kunnen ouders boeken. Daarna sluit ze vanzelf op de deadline, of je sluit ze zelf.

In het raster zet elke logopedist haar eigen momenten open; de praktijkhouder kan dat ook voor het team doen. Je gewone afspraken schemeren mee, zodat je niet over een bestaande afspraak heen plant. Per moment kan je een zittingstype en een locatie meegeven, zodat de afspraak die eruit ontstaat meteen volledig is. Wil je een uur aanbieden, dan zet je twee momenten naast elkaar.

De ouder opent een pagina met het logo van je praktijk, de voornaam van het kind met de eerste letter van de achternaam, de spelregels van de planning en de vrije momenten. Meer dan dat staat er niet: geen geboortedatum, geen adres en niets uit het dossier. Kiest hij een moment, dan krijgt hij een mail met het volledige overzicht van wat hij boekte.

De link is persoonlijk en werkt maar voor één kind en één planning. Het geheim in de link is het enige bewijs, en Logobuddy bewaart er alleen een onomkeerbare afdruk (hash) van. Stuur je de link opnieuw, dan werkt de vorige niet meer, zodat een oude mail nooit langer geldig blijft dan de nieuwe. Een verlopen, ingetrokken of verkeerde link geeft telkens dezelfde neutrale melding.

De knop om uit te nodigen mailt alle actieve dossiers die je mag zien en waar een e-mailadres op staat. Een gezin dat vroeg om geen mails meer te krijgen, wordt overgeslagen. Klik je later nog eens, dan bereik je alleen de gezinnen die er sindsdien bij kwamen; wie al een open link heeft, krijgt geen tweede mail.

Het overzicht van de planning toont wie al uitgenodigd is, wie de pagina al opende en wie wat boekte. Wie het dossier draagt, krijgt een melding bij elke boeking en elke annulering. In een praktijk waar logopedisten elkaars dossiers niet zien, toont het overzicht bij een dossier van een collega alleen dat er geboekt is, zonder naam. Je kan een planning achteraf nog aanpassen, en de geboekte vakantiemomenten staan gewoon tussen je andere afspraken.

De schoolvakanties worden niet uit een tabel gehaald maar berekend uit artikel 7 van het besluit van de Vlaamse Regering over de organisatie van het schooljaar. Alles hangt aan de datum van Pasen, die met de gregoriaanse rekenregel bepaald wordt. Zo kloppen de vakanties ook wanneer je jaren vooruit plant, zonder dat iemand een kalender moet bijwerken.

Een reeks afspraken tot het einde van het schooljaar kan de schoolvakanties overslaan. De zomervakantie wordt niet aangeduid, want twee maanden kleur in een agenda zegt niets meer. Het gaat om de kalender van de Vlaamse Gemeenschap; de Franse Gemeenschap volgt sinds het schooljaar 2022-2023 een ander ritme, en dat staat er niet in.