Elk gesprek met de ouders op één plek

Een ouder met twee kinderen in logopedie heeft één telefoonnummer, en WhatsApp geeft bij een inkomend bericht alleen dat nummer mee. Antwoordt de ouder op een bericht van jou, dan weet Logobuddy over welk kind het gaat. Staat het nummer bij maar één dossier, dan landt het daar.

Staat het nummer bij meer dan één kind, dan krijgt de ouder keuzeknoppen: "Over wie gaat je bericht?", met alleen de voornamen van kinderen waarover dat nummer al eerder iets van de praktijk kreeg. Wie niet kiest binnen twee uur, komt bij het recentste gesprek terecht met het label Onzeker gekoppeld. Klopt het niet, dan zet je het bericht met "Hoort bij een ander kind?" bij het juiste dossier, en dat staat in het auditspoor.

Tussen twee praktijken wordt nooit gegokt. Is een ouder bij twee praktijken die met Logobuddy werken, en kiest hij niet, dan blijft het bericht liggen tot iemand het toewijst.

Wat ouders aan hun logopedist schrijven, schrijven ze aan die ene persoon. Daarom is het gesprek van wie het kind behandelt: de hoofdtherapeut en de collega's die je als medebehandelaar aan het dossier toevoegde. Een praktijkhouder die alle dossiers mag zien, ziet het gesprek niet, en een assistent leest geen gesprekken.

Dat geldt overal: in de lijst met gesprekken, in de teller, op het tabblad Communicatie van het dossier en bij versturen of verplaatsen. Werk je samen aan een kind, bijvoorbeeld taal bij de ene en lezen bij de andere, voeg elkaar dan toe als medebehandelaar. Dan lezen jullie allebei mee.

WhatsApp vraagt een toestemming per telefoonnummer. Meta eist die opt-in, en een WhatsApp passeert een derde partij, anders dan een mail over de zorg. Logobuddy legt die toestemming vast met nummer en datum, en een intrekking is net zo aantoonbaar. Zonder toestemming vertrekt er niets per WhatsApp.

Logobuddy verstuurt alle WhatsApps vanaf één geverifieerd nummer voor alle praktijken, via de officiële WhatsApp Business-koppeling van Meta. Je hoeft dus zelf geen zakelijk WhatsApp-account op te zetten, en je eigen gsm-nummer blijft privé. Vrije tekst mag Meta alleen binnen 24 uur na het laatste bericht van de ouder; daarbuiten gaan alleen goedgekeurde berichten zoals een herinnering of een seintje dat er iets klaarstaat.

Een factuur kan per WhatsApp vertrekken naar een ouder die het ouderportaal volgt en daar WhatsApp koos. Hij krijgt dan een seintje met een knop die rechtstreeks naar die factuur in het portaal leidt, naast de gewone mail met de PDF.

Op het tabblad Versturen naast de gesprekken typ je een onderwerp en een tekst, en rechts zie je meteen de mail zoals ouders hem krijgen. Onderaan vink je af wie hem niet hoeft te krijgen. De lijst begint bij je eigen gezinnen, want de mail vertrekt met jouw naam.

Zo een bericht gaat alleen per e-mail. Vrije tekst via WhatsApp mag alleen binnen het venster van 24 uur, en dat staat bij bijna geen enkel gezin tegelijk open. Er zijn bewust geen invulvelden zoals de naam van het kind: iedereen krijgt woordelijk dezelfde mail, en daarom klopt het voorbeeld exact. Een gezin dat om stilte vroeg, krijgt niets.