Een eigen plek voor de ouders

Een ouder komt alleen in het portaal via een uitnodiging die je vanuit het dossier verstuurt, op het tabblad Communicatie. Het ouderportaal staat nog in beta en staat standaard uit: de praktijkhouder zet het zelf aan bij Instellingen, Op je website. Daarna kies je per contactpersoon hoe de uitnodiging vertrekt. Wie het dossier draagt mag uitnodigen, en iedereen die het dossier ziet mag een koppeling weer intrekken.

De ouder maakt daarna een account met een wachtwoord of meldt zich aan met Google. Het mailadres moet bewezen zijn: dat van de link die we mailden, of met een code die we naar dat adres sturen. Er bestaat geen zoekscherm waarin een ouder een praktijk of een kind kan opzoeken.

Een ouder ziet per kind de komende afspraken, de verslagjes die je verstuurde, de documenten die je met de ouders deelde, de facturen en de getuigschriften. Een verslagje staat er altijd zoals je het verstuurde: pas je de samenvatting achteraf aan in het werkblad, dan verandert er in het portaal niets. Een verslagje kan je ook alleen in het portaal delen, zonder mail.

Een document staat pas in het portaal wanneer jij het in het dossier op gedeeld zet. De ouder opent het via een leeslink die na twee minuten vervalt, zodat een doorgestuurde link niet blijft werken. Facturen staan er zonder concepten en met het bedrag dat nog openstaat. Getuigschriften voor verstrekte hulp staan er als overzicht zonder PDF, want het ziekenfonds betaalt terug op het papieren origineel dat je meegaf.

Werk je met de koppeling met de Oefenfabriek, dan staat op de pagina van het kind ook Oefenen thuis: een knop naar het leerlingenportaal waar het kind het huiswerk maakt. Zolang er geen huiswerk meegegeven werd, is die kaart er niet. De kop van het portaal draagt het logo van je praktijk, zodat ouders zien bij wie ze zijn.

In het portaal staat op de pagina van het kind de kaart In je eigen agenda. Met één tik abonneert de ouder zich op de afspraken van dat kind in Apple Agenda op de iPhone of in Google Agenda; in Outlook of een andere agenda-app plakt hij de link als agenda via URL. Elke ouder krijgt een eigen link, en gescheiden ouders hebben er dus elk één.

Het is een live agenda en geen kopie. De agenda-app van de ouder haalt de afspraken telkens opnieuw op bij Logobuddy: een nieuwe reeks, een verplaatste zitting of een afgezegde dag staat er bij de volgende verversing, zonder mail en zonder dat jij iets doorstuurt. Hoe vaak een app ververst, bepaalt die app zelf. De agenda toont de komende afspraken tot ruim een jaar vooruit.

Er staat alleen wat de ouder nodig heeft om op tijd te komen: de voornaam van het kind, het uur en de praktijk. Geen notitie, geen titel van de afspraak en geen achternaam. Trek je de koppeling in, dan krijgt die agenda meteen niets meer door.

Deel je een verslagje of een document, of antwoord je in het portaal, dan krijgt de ouder een korte melding dat er iets klaarstaat, zonder de inhoud. De tekst zelf staat achter de aanmelding en niet in een mailbox of op een vergrendelscherm. Die meldingen zijn gedempt, zodat drie berichten na elkaar geen drie mails opleveren.

De ouder kiest zelf langs welk kanaal hij bereikt wordt: e-mail, WhatsApp of allebei, met minstens één. Kiest hij WhatsApp, dan bewijst hij zijn nummer eerst met een code. Een melding over een nieuwe factuur kan je per WhatsApp sturen met een knop die rechtstreeks naar die factuur in het portaal leidt.

Ouders hebben een account dat volledig los staat van de accounts van de praktijk, in een aparte gebruikersdatabank. Een ouder ziet een kind alleen via een koppeling die uit jouw uitnodiging ontstond, en elke opvraging toetst die koppeling opnieuw. Wat het portaal teruggeeft is een vaste lijst velden: geen notities, geen behandeldoelen en geen rijksregisternummer.

Trek je een koppeling in, dan stopt alles meteen: het portaal, de berichten en ook de agenda die de ouder op zijn telefoon zette. Verwijder je een contactpersoon uit het dossier, dan wordt zijn koppeling eerst ingetrokken. Gescheiden ouders lezen nooit elkaars gesprek met jou, alleen wat je aan het hele gezin richtte.