Een groepspraktijk logopedie organiseren

Er zijn twee vormen, en aan de dagelijkse werking zie je het verschil nauwelijks. In de eerste is de praktijk een vennootschap die de logopedisten in dienst heeft of als onderaannemer inschakelt, en factureert de praktijk zelf aan de ouders. In de tweede, de meest voorkomende, is elke logopedist een eigen onderneming met een eigen ondernemingsnummer, die het pand, de naam en vaak de agenda deelt, en zelf aan de ouders factureert.

De keuze ligt bij het juridische en fiscale statuut van de praktijk en haar leden, niet bij de software. Maar ze heeft gevolgen tot op elk document: wiens naam en ondernemingsnummer bovenaan de factuur staat, op welke rekening de ouders betalen, en wie de honoraria int. Een factuur op naam van de praktijk met het rekeningnummer van de houder, terwijl de collega zelfstandig is, stuurt het geld naar de verkeerde onderneming.

Factureert de praktijk als rechtspersoon, dan horen ook de rechtsvorm en het rechtspersonenregister (de ondernemingsrechtbank en de afdeling) op elk uitgaand stuk. Een logopedist die als eenmanszaak factureert, staat niet in dat register en vermeldt het dus ook niet.

Een factuurnummering moet per onderneming ononderbroken zijn. Factureert elke logopedist zelf, dan voert elke logopedist een eigen reeks. Een gedeelde reeks over de hele praktijk lijkt eenvoudig, maar laat in de boekhouding van elke collega gaten achter op de nummers die een ander gebruikte. Om dezelfde reden staan de zittingen van twee logopedisten nooit op één factuur.

Op het getuigschrift voor verstrekte hulp komen twee identiteiten samen. Het RIZIV-nummer is altijd dat van de logopedist die de zitting deed; een groepspraktijk logopedie heeft er geen eigen. Het KBO-vak ("Geïnd voor rekening van") draagt het ondernemingsnummer van wie de honoraria int. Het RIZIV vraagt ook dat je bij het bestellen van je getuigschriften op medattest.be het KBO-nummer van die innende entiteit gebruikt.

Ook de boekjes volgen dus de onderneming. Factureert elke logopedist zelf, dan bestelt ze haar eigen boekje met getuigschriften op haar eigen KBO-nummer, en houdt ze zelf bij welk nummer ze gebruikte.

Wanneer elke logopedist zelf factureert, is de commissie de vergoeding die ze de praktijk betaalt voor wat gedeeld wordt: de ruimte, de naam, het secretariaat, de agenda. Meestal is dat een percentage van wat ze aanrekent. Spreek af op welk bedrag het percentage rekent (het volledige honorarium, of alleen wat ontvangen is) en vanaf wanneer een nieuw percentage geldt.

Werkt de praktijk op meer dan één locatie, dan is één percentage voor iedereen vaak niet eerlijk. Een duurder pand in het centrum of een vestiging met secretariaat rechtvaardigt een ander percentage dan een kamer in een schoolgebouw. Leg in dat geval per collega een standaardpercentage vast en per locatie een afwijking.

Die commissie hoort de praktijk aan de logopedist te factureren, met een eigen nummering naast die van de facturen aan ouders. Of daar btw op staat, beslist dit artikel bewust niet: dat hangt af van het statuut van de praktijk en van wat de commissie precies vergoedt. Een gedeelde ruimte, een secretariaat en een merknaam zijn voor de btw niet noodzakelijk hetzelfde. Laat je boekhouder dat één keer voor jouw situatie bekijken en vermeld de reden op elke commissiefactuur zonder btw.

Een kind heeft één logopedist die het dossier draagt, de hoofdtherapeut. De veiligste standaard is dat alleen zij het dossier ziet; het beroepsgeheim geldt ook tegenover collega's die geen deel hebben aan de zorg. Sommige praktijken laten de eigenaar alles zien, voor de continuïteit en de facturatie, en andere delen alle dossiers met het hele team. Kies bewust, schrijf het op en vertel het aan de ouders.

Werken twee logopedisten aan hetzelfde kind, bijvoorbeeld de ene voor taal en de andere voor lezen, dan is de hele praktijk openzetten een te grote stap. Beter is dat de hoofdtherapeut die ene collega als medebehandelaar aan dat ene dossier toevoegt. Wie samen aan een kind werkt, ziet dan het hele dossier, terwijl de andere dossiers dicht blijven. Toegang uitdelen hoort wel bij wie het dossier draagt en niet bij wie ze kreeg.

Voor gesprekken met ouders is een strengere regel verstandig: berichten lezen alleen de logopedisten die het kind behandelen, ook niet de eigenaar. Een bericht van een ouder aan de eigen logopedist is geen praktijkpost.

Een gedeelde agenda maakt het mogelijk om rond elkaar te plannen, een lokaal te verdelen en in te springen bij ziekte. Gedeeld hoeft niet te betekenen dat iedereen elke naam ziet: een afspraak bij een dossier dat je niet mag openen, verschijnt dan als "Bezet". Spreek ook af wie in de agenda van een ander iets mag zetten of verzetten.

Een collega die vertrekt, neemt haar onderneming mee maar niet haar plaats in de dossiers. Spreek vooraf af wie haar lopende dossiers en geplande afspraken overneemt, en dat zittingen, facturen en verslagen die zij deed op haar naam blijven staan: zij heeft ze gepresteerd en zij heeft ze gefactureerd. Ouders hebben er recht op te weten bij wie hun kind voortaan terechtkan.

Leg ook vast wat er met haar online boekingsmomenten, vakantieplanning en toegang tot de praktijkaccounts gebeurt. Een vertrek dat op een vrijdag geregeld wordt, laat anders op maandag ouders aan de deur staan voor een afspraak die niemand meer heeft.