De verzamelstaat bij derde betaler

Bij de derdebetalersregeling betalen de ouders alleen het persoonlijk aandeel. De tegemoetkoming vraagt de logopedist zelf aan bij het ziekenfonds, en dat gebeurt maandelijks met een verzamelstaat: een overzicht van alle getuigschriften voor dat ziekenfonds, met het bedrag dat het per patiënt moet betalen.

In de praktijk werkt de verzamelstaat als een factuur aan het ziekenfonds. Sommige ziekenfondsen spreken ook van een verzamelfactuur, en sommige bieden een eigen model aan. Wat erop moet, legt het RIZIV vast; de vorm mag je zelf kiezen zolang die gegevens erop staan.

De verzamelstaat vervangt het getuigschrift niet. Het getuigschrift bewijst welke verstrekkingen er gegeven werden; de verzamelstaat zegt hoeveel het ziekenfonds daarvoor in totaal moet betalen, en aan wie. Het ziekenfonds legt de twee naast elkaar, en betaalt alleen wat op beide klopt.

Het RIZIV somt vier dingen op. Daarnaast zet je er best de gegevens bij waarmee het ziekenfonds jou en de periode herkent, want een tarificatiedienst verwerkt veel staten tegelijk.

Elk ziekenfonds betaalt zijn eigen deel, dus de getuigschriften van kinderen bij verschillende ziekenfondsen komen op verschillende staten. Het ziekenfondsnummer staat op het klevertje van het kind; het eerste cijfer verwijst naar de landsbond. Voor de meeste landsbonden gaan de getuigschriften via de derdebetalersregeling naar één centrale dienst, maar het adres verschilt per landsbond en soms per regio. Het RIZIV publiceert een lijst met de adressen van de verzekeringsinstellingen; controleer bij twijfel bij het ziekenfonds zelf.

Op een staat staat één RIZIV-nummer en één rekeningnummer. Werken in een groepspraktijk meerdere logopedisten die elk zelf factureren, dan maakt elk van hen eigen staten. Factureert de praktijk als vennootschap, dan blijft de staat per zorgverlener gescheiden zodat het RIZIV-nummer klopt met de getuigschriften erop.

Het RIZIV vraagt twee exemplaren van de verzamelstaat. Geef elke staat een eigen nummer in een doorlopende reeks, net als je facturen: zo kan je bij een vraag van het ziekenfonds meteen terugvinden welke getuigschriften erop stonden.

De verzamelstaat gaat nooit alleen. Je stuurt per patiënt het deel RIZIV van het getuigschrift voor verstrekte hulp mee; het ontvangstbewijs onderaan het getuigschrift vul je in, onderteken je en geef je aan de ouders. Zet de getuigschriften in dezelfde volgorde als de regels op de staat, met het nummer van het getuigschrift op elke regel, zodat de tarificatiedienst ze zonder zoeken naast elkaar legt.

Een voorbeeld. Wout en Lore zijn allebei bij hetzelfde ziekenfonds aangesloten en kregen in februari elk vier zittingen via derde betaler. Op de staat van februari voor dat ziekenfonds komen twee regels, één per getuigschrift, met hun naam, hun inschrijvingsnummer en het bedrag ten laste van het ziekenfonds. Een kind bij een ander ziekenfonds komt op een andere staat.

De meeste problemen met een verzamelstaat zijn vooraf te zien. Een korte controle vóór het versturen spaart een weigering en een maand wachten.

Je dient de getuigschriften en de verzamelstaat in uiterlijk twee maanden na het einde van de maand waarin je de verstrekkingen gaf. Voor zittingen in januari is dat uiterlijk eind maart, voor zittingen in november uiterlijk eind januari.

Het ziekenfonds betaalt vóór het einde van de maand die volgt op de maand waarin je de stukken indiende. Dien je in begin april, dan mag je de betaling tegen eind mei verwachten. Wie maandelijks indient, krijgt dus een vast ritme van ongeveer twee maanden tussen zitting en betaling.

Maak er een vast moment van, bijvoorbeeld in de eerste week van elke maand voor de maand ervoor. Dan heb je nog ruim de tijd om een ontbrekend rijksregisternummer of een vergeten getuigschrift aan te vullen voordat de termijn verstrijkt, en blijft de betaling van het ziekenfonds voorspelbaar.

Een ziekenfonds betaalt niet altijd het volledige bedrag van de staat. Een getuigschrift kan geweigerd worden, bijvoorbeeld voor een zitting buiten het akkoord of zonder geldig voorschrift. Vergelijk daarom elke betaling met de staat waarop ze slaat, en noteer per staat wat er binnenkwam en welke getuigschriften geweigerd werden.

Een geweigerd getuigschrift is geld dat je van niemand krijgt, tenzij je het deel van het ziekenfonds alsnog bij de ouders aanrekent. Wat je daarin doet, spreek je best vooraf af. Klopte er iets niet aan de staat zelf, dan maak je een nieuwe en laat je de oude vervallen; een staat gewoon weggooien laat een gat in je nummering.